Politique de confidentialité

L'Université de Montpellier s'engage à protéger la vie privée des utilisateurs de l'application ASCLEP. Cette politique explique quelles données sont collectées, pourquoi, et comment vous pouvez exercer vos droits.

Le responsable du traitement des données est le Dr Antonio LOPEZ, pour le compte du DUMG Montpellier Nîmes (Département Universitaire de Médecine Générale).

Adresse : 2 rue de l'École de Médecine, 34000 Montpellier

Délégué à la Protection des Données (DPO) : Contact en cours de désignation

Vos données sont utilisées pour :

• Gestion du planning pédagogique : planification des cours, affectation des intervenants, gestion des salles
• Coordination des enseignements : détection des conflits horaires, gestion des indisponibilités, appels à volontaires
• Communication : notifications par email concernant vos interventions, rappels de cours, alertes de modification
• Annuaire interne : permettre aux membres du DUMG de se contacter
• Statistiques : suivi des heures d'enseignement (anonymisées si possible)

Le traitement de vos données repose sur :

• L'exécution d'une mission d'intérêt public (article 6.1.e du RGPD) : l'organisation des enseignements universitaires
• L'exécution du contrat de travail (article 6.1.b du RGPD) : pour les enseignants titulaires et contractuels
• Le consentement (article 6.1.a du RGPD) : pour les données facultatives (photo, téléphone)

Vos données sont accessibles à :

• Équipe administrative du DUMG : gestionnaires du planning
• Responsables pédagogiques : pour les cours dont ils ont la charge
• Autres enseignants du DUMG : accès limité à l'annuaire (nom, prénom, email, téléphone s'il est renseigné, fonction, zone)
• Maîtres de stage universitaires (MSU) extérieurs au DUMG : l'adresse email et le téléphone enregistrés sur leur fiche ne sont visibles que par la coordination des stages (responsables d'UPP, coordinateurs, gestionnaires), les administrateurs et le MSU lui-même ; ils ne sont pas communiqués aux autres utilisateurs

Des prestataires interviennent pour le compte de l'Université :

• OVH (France) : hébergement du serveur et des sauvegardes
• Scaleway (France) : acheminement des e-mails envoyés par l'application (adresse du destinataire, objet et texte du message)
• Google Maps Platform : calcul des distances par la route entre communes pour les groupes de GEPT ; seules des coordonnées de communes sont transmises, aucune donnée nominative
• Mistral AI (France) : uniquement si un administrateur active la détection des indisponibilités dans un e-mail (fonction aujourd'hui en sommeil) ; le texte de l'e-mail soumis est alors transmis

Aucune autre donnée n'est transmise à des tiers, sauf obligation légale.

Le DUMG peut inviter des enseignants, des maîtres de stage et des internes à des dîners pendant un congrès. L'inscription se fait par un lien public, sans compte ASCLEP.

Données : nom, prénom, adresse e-mail, catégorie (enseignant du DUMG, maître de stage universitaire ou interne), soirées choisies et, pour un enseignant du DUMG qui vient accompagné, nom et prénom de son ou sa conjoint(e). Le régime alimentaire et les allergies (les vôtres et, le cas échéant, ceux de votre conjoint(e)) sont facultatifs : ils ne sont enregistrés que si vous les indiquez.

Finalité : organiser les dîners.

Destinataires : les organisateurs du DUMG. Le régime et les allergies sont transmis au restaurant, ce que vous acceptez en les renseignant. Aucune donnée de paiement n'est collectée : le repas se règle sur place.

Durée de conservation : ces données sont effacées automatiquement 30 jours après la dernière soirée.

Les enseignants du DUMG peuvent préparer dans ASCLEP leur dossier de candidature ou de promotion universitaire : titres et travaux, CV court, attestations d'heures d'enseignement et d'accueil d'étudiants, annexes.

Données : votre identité et votre fonction ; vos fonctions et responsabilités datées ; vos séances et heures d'enseignement, tirées du planning ; vos publications, communications et thèses dirigées ou jugées (avec le nom et le prénom de l'interne et des membres du jury, qui peuvent ne pas avoir de compte) ; le nombre d'étudiants accueillis en stage, par année et par type, sans leur nom ; et ce que vous saisissez ou importez vous-même : dates de carrière, textes, anciens dossiers. Vous pouvez aussi déposer des pièces justificatives (relevés d'activité, diplômes, attestations), conservées chiffrées.

Finalité : vous aider à préparer votre dossier.

Qui le voit : vous seul. Ni le secrétariat ni les administrateurs n'ouvrent votre dossier ni vos pièces. Seule exception : un administrateur peut produire l'attestation de vos heures d'enseignement (annexe 9), qui ne contient que des chiffres calculés d'après le planning ; chaque production est tracée. Les fiches de thèse du module Recherche, d'où viennent vos thèses dirigées et vos jurys, sont visibles de leurs membres, de la gestion des thèses et des administrateurs.

Durée de conservation : tant que votre compte existe ; le dossier et ses pièces sont supprimés avec lui. Vous pouvez supprimer à tout moment vos pièces et les entrées que vous avez ajoutées. Le fichier Word d'un ancien dossier n'est jamais conservé, ses propositions non validées sont effacées au bout de 7 jours, et les documents produits (Word, CV court, attestations, PDF final) ne sont jamais stockés.

Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez contacter :

• Le DPO du DUMG : contact en cours de désignation
• Le responsable technique ASCLEP : antonio.lopez@umontpellier.fr

Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

CNIL
3 Place de Fontenoy, TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

• Chiffrement des communications (HTTPS/TLS)
• Hashage sécurisé des mots de passe (bcrypt)
• Accès restreint aux données selon les rôles
• Chiffrement au repos des RPPS, des notes confidentielles et des pièces d’annexes du dossier de carrière (AES-256-GCM)
• Sauvegardes quotidiennes, lisibles du seul compte du serveur, avec une copie hors site transmise par une connexion chiffrée
• Serveur hébergé en France (OVH)
• Mises à jour de sécurité régulières

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par email ou par une notification sur l'application.